商業流程自動化

資源增值不二法門

減薪、裁員、超時工作、剔除加班費、放無薪假…等等是不是開源節流的最佳方法呢﹖即使不用查閱管理書籍也知道這些方法都談不上上策。單就節流一項還勉強說得通;至於開源方面,這些方法根本是無補於事。更甚者,此舉破壞了勞資雙方多年來所建立的關係、摧毀了員工對公司的向心力及相互的默契、打擊了同事的士氣,對整體而言實行此等措施不見得是一件好事。

事實上要達到資源增值,最直接而有效的方法是重組工作流程(工序)和透過資訊科技工具來達致提高效率、開拓新資源之效。然而此舉說來容易,實踐起來卻殊不簡單。一般而言,懂得重組工作流程的專家十分難找,即使找到了,對方也不見得懂得該行業的特性,如此一來企業的管理層多半會產生"外行管內行"的感覺,如此所有改革措施都會變得事倍功半。其次,即使企業找到對行業有認識的專家顧問,企業本身亦願意密切配合,但類似的重組方案多半又牽涉到資訊科技方面的知識,而這些專家又不見得對此會有足夠的認識,故此要有效地實行整個重組方案,無疑難上加難。故此,從前提供這方面服務的公司多半都會要求七位數以上的報酬,這點對大企業來說已經是不低的負擔;對中小企來說,更是天文數字,更遑論目前的經濟環境了。

要打破這個殭局,非得仰賴嶄新的思維和技術不可。記得若干年前就有不少人提出全方位解決方案 (Total Solution)和無紙化(Paperless)電子表格(e-Form)方案來提高效率和降低成本。然而類似的方案經常牽涉到軟件公司的操守問題,若您遇到不良的供應商,對方會以很低廉(甚至不合理)的價格吸引您下訂單,然後再逐次向您追收不菲的服務或修改費用。如此一來,最終雙方只好不歡而散,相信曾經投資過軟件項目的管理人員或多或少都有過類似的不愉快經驗。而早年的無紙化方案動輒就要花上數百萬元,根本不是中小企可以負擔得來的軟件系統。就以香港政府的電子表格為例,1999年動用了兩百多萬元來完成200張政府常用的電子表格,而時至今日距全面電子化還遙遙無期。由此可知,若要全面完成類似的計劃所涉及的經費將會如何巨大, [註:但據了解,當年市場上一般的報價(完成200張電子表格計)則在500萬元以上。] 相信當您看到這裡,您不禁也會問"即使資訊科技是如何的神奇,它(價格)未免離我太遠吧﹗"

正因如此,加上面對當前經濟的困局,以一個新的思維、新的技術去解決固有的問題是刻不容緩的。我們將透過幾個實例來解說如何以一個"便宜到您不能相信的經費"去解決從前無法完成的難題,從而達致資源增值的目的。

 


"例一 物流處理"

物流公司除了處理貨物流程外,也要應付相關的文件,這些都是傳統的紙張文件,對應用資訊科技方面談不上 有深厚認識,故此,即使是面對當前蓬勃的商機,他們亦沿用傳統的方法去應付不斷增加的工作量。就以貨運委托書為例,有不少物流公司仍然是以傳真作為溝通工 具,待接收到客戶的傳真後,公司再用三至四名同事負責將傳真內容重新輸入電腦,當貨物付運後,再填入餘下的資料轉製成提貨單,提貨單上的資料有百分之八十 來自貨運委托書,全部是由人手搬字過紙。這步驟不但費時、成本高,更甚者加大了人為錯誤的機會。

從前有軟件公司提議客戶採用一些船務系統來解決類似的問題,但問題是這些系統動輒過百萬,而對一般的小 型物流公司根本就用不著類似的大型系統,即使願意花錢選購,也不合乎成本效益。故此經與客戶磋商後,引用本公司自創的表格流程方案,由客戶端的貨運委托書 至提貨單,可以自動化,可節省百分之五十以上的時間及將錯漏減至零。透過我們特別的軟件工具(見下圖一),用十數分鐘將公司原先的紙張表格電子化,過程間 觀感與使用紙張表格無異,無需學習。

 

圖一 電子表格設計軟件畫面

再因應公司規模較小,不希望加設伺服器(Server)等設備,故透過軟件所提供的基本功能(見圖二)將電子表格以電郵形式發放,如此一來該公司便無須加設伺服器,而物流公司的客戶方面,可以在指定網站上,免費下載專門用來填寫電子表格的軟件(見圖三)來交換所有資料數據。再者,公司亦可以添置一套資料整合工具(Data Consolidator, 見圖四)來對資料進行分析或輸出。單就這小許改動,不但降低了重新輸入資料的錯誤率,更大大提升了員工的工作效率,原先三人才可以完成的工作只需要一人便可以應付自如,騰空出來的人員又可以幫忙處理其他業務,達到真正資源增值之效,但您會否想到整個解決方案僅需要數千元呢﹗當公司規模日漸壯大,假若用戶希望進一步將餘下的工作流程電腦化,甚至發展成為表格流程系統(Form Flow System),目下所作的修改非但可以完全保留,更可以因應實際情況而按部就班地進行電腦化或無紙化作業。

圖二 設定表格交往那一個電郵地址

圖三 填寫電子表格工具軟件

圖四 讀取電郵內資料(Data)的軟件工具


"例二 金融顧問客戶管理"

例二中的金融顧問公司規模亦不大,日常要處理大小不一的客戶個案,為他們重組融資計劃。然而每一個案由接觸到交易成功都需要花一定的時間跟進,故此客戶的往來記錄與及跟進報告對日後是否能成功接獲這筆生意顯得額外重要。圖五所見,便是該公司從前在使用的紀錄表格,用以跟進個別個案。我們用了十數分鐘將這份表格電子化,而公司的員工則不需要任何培訓時間去學習使用該系統,因為它根本與從前紙上作業的程序完全一致。但為了讓所有員工即時更新所有資料,故此該公司選擇了設置伺服器。透過選用開放源碼的Linux系統,我們輕易便可以在幾近零(作業系統)成本的情況下完成伺服器的設置。如此,客戶總花費不到萬元便已經可以將堆積如山的文件轉換成電子檔案,而在日後的跟進作業上又進一步提升了效率和服務水平。試想想假若要找到懂得金融知識的電腦專家來為他們提出解決方案,所花的經費將會是多少呢?為什麼我們不能善用從業員的專業知識來加快整個改革過程呢?

 

圖五 客戶跟進檢討報告


"例三 複習的採購資料統計 "

從上二例中大家或許已經感覺到,只要我們願意變通,一小許的變動或許已經可以為公司帶來前所未有的改善。但是相信仍有不少經營者會覺得他們公司內部已經十分電腦化,每位員工都在使用電腦來處理日常業務,能改善的地方已經不多。其實,使用電腦與有效率地工作基本上是兩個截然不同的概念,用了電腦不等於能有效率地工作,也不見得能提高生產力。舉個實例吧,相信很多人都有使用過辦公室軟件,如文書處理軟件、試算表等等。百分之八十的用戶,用了百分之二十的功能。那好了,各位看官大概都到過政府或各大小機構學校網站去下載各式各樣的報名表吧,請問有多少表格是要求您填妥後再列印出來,然後再以郵寄或傳真方式交到相關單位的手中?恐怕為數不少吧﹗

就以一些大機構的採購表為例吧︰首先要求貨比三家,然後從中挑選合適的供應商,計得總價後各部門的資料又要再次統籌到採購部作中央採購。如此一來,用試算表軟件固然能計算得到個別部門的數據,但是統計起來時,數據之間的交換與整合,恐怕又得花上數倍於製表的時間,而這些整合程序多半都不是一般員工可以應付的,而管理人員的時間成本又將是數倍於一般員工。如此類推,資料每提升一個層次,人工成本將會以倍數的遞增,為什麼我們不想一些更理想的方法去節省這方面的成本呢?圖六是一張複雜的電子表格,用以計算各部門的採購項目,透過伺服器來接收這張表格,並自動轉換成數據資料,如此由伺服器內的資料庫便可以輕鬆地統計各方面的數據。若您希望繪製不同的統計圖表,您亦可選用伺服器中的輸出功能(見圖七),將整理過的數據轉往試算表軟件,如此豈不是更具成本效益。而製作一份像圖六般的表格,軟件成本很便宜,即使是用上一整天(實際花了約30分鐘)的時間去完成它,相信亦沒有人會再質疑它所能帶出來的成本效益。

 

圖六 複雜具自動計算功能的採購表格

圖七 伺服器軟件中附有輸出資料功能


"例四 三分鐘的示範"

最後,為了讓大家更能理解以上例子中的成效,我們在此用一張半數香港人都用過的表格來演練一次,希望大家能從中得到一點啟示,然後再應用到您的企業之內。

1. 首先用一台Paperport掃瞄器以約三十數秒的時間將圖八的表格(其中已經刪去表格內公司的名稱)存到電腦內。見圖八

2. 執行表格設計軟件,讀入該檔,用約兩分鐘的時間,透過選用畫面中左方的功能按鈕,將您希望用戶填寫的方格逐一框出來(圖九) 然後設定用戶需要填入的資料的格式與特性。

3. 完成後,按儲存按鈕,並輸入希望用戶把完成後的表格遞交到那一個電郵地址。

4. 約在十分鐘內完成。用戶已經可以透過圖三的填表軟件去完成他/她的工作了。

圖八

圖九

花數百萬元去聘請專家顧問來重組工作流程或添置電腦系統,絕非一般中小企可以辦得到的;但是這也不代表您惟有裁員減薪的路可以走。從以上的例子中可見,要成功地達致資源增值,花費其實可以十分低廉,事實上,最能了解您的企業運作的人不是您自己還會有誰?

總而言之,要走出現今的困局,我們必先要勇於面對難關、放下成見,吸取他人成功的經驗、敢於嘗試;這麼一來莫說5-10%的資源增值,即使是要達到500%的成效亦不是不可能的事,願大家共同努力。

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